2017年11月の帰社報告会の内容をお伝えいたします。
今回は「読み易い・分かり易い 文章作成7つのオキテ」です。
社内・社外問わず文書を作成する際、7つのコツをプレゼンしていただきました。
1.1文は50文字~70文字
2. 修飾語は「縁語接近」と「長遠短接」
3.「もの」「こと」は使用しない
4. 受身の表現は避ける
5. 箇条書きは体言止めにする
6.「~など」の使用を避ける
7. 「ず」と「づ」を正しく使い分ける
1.1文は50文字~70文字
50文字と聞くと長いようにも感じますが、実際には50文字というと、だいたいこの程度の長さになります。
(50文字)
一文を50文字程度の長さに収めることができればBestですが、文章の趣旨をきちんと伝えようとすると、大抵の場合文章はもう少し長くなります。
(70文字)
2. 修飾語は「縁語接近」と「長遠短接」
「縁語接近」とは何か?
“修飾する言葉”と“修飾される言葉”は近づける
例
迅速な警察による犯人の逮捕
警察による犯人の迅速な逮捕
「長遠短接」とは何か?
同じ言葉を修飾する場合には長い修飾語を遠く、短い修飾語を近くに配置する
例
目覚めのとき、眩しく柔らかいまるで異世界に迷い込んだような印象を受ける光が目に飛び込んできた。
目覚めのとき、まるで異世界に迷い込んだような印象を受ける眩しく柔らかい光が目に飛び込んできた
3.「もの」「こと」は使用しない
安易に「~もの」「~こと」を使うと文章が冗長になってしまいがちです。
例
今一番重要なことは、「目標を達成する」ということだ。その視点で考えれば、今流行っているものに注力したほうが良い。
今一番重要な課題は、目標の達成だ。その視点で考えれば、今の流行りに注力したほうが良い。
4. 受身の表現は避ける
受け身の表現には「れる」「られる」がありますが、これらを使うと文章が読みにくくなってしまいます。
例
私の思惑とだいぶ異なったものになると思われる。彼らが指摘している点は間違っていると考えられる。
私の思惑と大分異なる。彼らの指摘は間違っている。
5. 箇条書きは体言止めにする
名詞や代名詞を「体言」といいますが、提案書や報告書の箇条書きでは「体言止め」を用いるのが有効です。
例
改革のために3つの提案があります
1. 品質管理を強化する
2. 社内コミュニケーションを促進する
3. 社員の意識改革をおこなう
改革のための3つの提案
1.品質管理の強化
2.社内コミュニケーションの促進
3.社員の意識改革の実施
6.「~など」の使用を避ける
具体性に欠けるため、文章自体を曖昧にしてしまいます。
例
提案書などを拝見した結果、課題などが発見されました。
提案書、および報告書を拝見した結果、課題3点、および所感2点が発見されました。
7. 「ず」と「づ」を正しく使い分ける
「ず」と「づ」の使い分けは難しいですが、迷ったらひとまず濁音を外して考えてみると、大抵の場合はどちらが正しいのかわかります。
例
気ずく → 気すく
気づく → 気つく
元々は気がつく、という意味なので、気づく、が正解となります。
ちょっとした工夫・ちょっとした知識で分かりづらい文章も読み易くなるものです。
また書きやすくなります。
みなさんも是非実践してみましょう。
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