2017年9月帰社報告会

2017年9月の帰社報告会の内容をお伝えします。

今回のスキルアップ勉強会の題材は『ビジネス文書について』です。

社内・社外問わず文書を作成・提出した際、その意図を正確に伝えるためのコツをプレゼンしていただきました。

業務において、報告書などの「ビジネス文書」は多数作成されます。
メールやパワーポイントなどで作成したプレゼンテーション資料なども全て「ビジネス文書」として扱われます。
「ビジネス文書」に記載する情報は口頭だけでなく、文書という形で「記録」を残す事で、後々トラブルが発生した際に、伝達内容の誤り・漏れをハッキリさせる事ができます。

しかし、文書の内容が伝わり辛かったり、長い文書を最後まで読み解かないと意図が理解できないのでは業務がスムーズに行えません。
文書の意味の勘違いや、作業内容・評価の誤りを防ぐ事で、業務を確実にこなす事が求められます。

描き方のコツとして提示されたのは主に２つ。

　①結論から先に書く
　②パラグラフ（１つのテーマについて述べた文）ごとに記述する
　
①結論から先に書く
　読み手に文書の概要・意図をすぐに理解してもらいます。
　相手が文書をじっくり読む暇が無いとは限らないため、冒頭だけで主張を伝える事が出来れば業務がスムーズに進められます。

②パラグラフ（１つのテーマについて述べた文）ごとに記述する
　１つの文では１つのテーマのみに絞って記載します。
　１つの文章で複数の出来事について記載してしまうと、読み手が読み飛ばしや見落とし易くなり、意図が伝わりにくくなってしまいます。
　①と組み合わせる事で、読む必要がある文を読み手側が取捨選択しやすくなり、要点をスムーズに把握する事が出来ます。
　
　
書き手側が文面の目的・意図をしっかり理解した上で、相手に伝えたい事を、読み手側の立場になって書く。

みなさんも是非実践してみましょう。